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Como reduzir custos telefônicos na sua operação

Foto de capa do artigo "Como reduzir custos telefônicos na sua operação? Conecte-se à Eficiência, Desconecte os Custos!" - com uma ilustração de um empresário atendendo ao telefone IP enquanto faz análises no seu computador

6 dicas para economizar com a telefonia na sua empresa

Descubra estratégias eficientes para reduzir definitivamente os custos telefônicos em sua empresa! Neste artigo, exploraremos maneiras de otimizar seus gastos, seja por meio da escolha de um plano mais vantajoso, pela transição para a tecnologia VoIP, através de auditorias especializadas ou ajustes nas estratégias de atendimento. Em suma, esteja pronto para transformar positivamente sua gestão telefônica e potencializar a eficiência financeira do seu negócio.

  1. Introdução
  2. Entendendo os Desafios da Telefonia Empresarial
  3. Alinhamento de Cultura
  4. Verificar contratos e planos
  5. Monitoramento de chamadas
  6. Auditoria e análise detalhada de cobranças
  7. Se atualize constantemente
  8. Implementando Soluções VoIP para Reduzir Custos
  9. Conclusão

Introdução

Antecipadamente, a gestão de custos telefônicos é muito importante para empresas que possuem uma grande carga de chamadas. Sejam elas devido à necessidade da empresa oferecer muito suporte, ou realizar muitas campanhas de vendas. Assim, caso a telefonia seja um ativo muito utilizado em uma organização, devem ser definidas formas de economizar os gastos em chamadas. Isso, de fato, irá influenciar de forma significativa na redução de custos desta empresa.

Entendendo os Desafios da Telefonia Empresarial

Mulher trabalhando em um sistema de atendimento segurando um equipamento de áudio para utilização em VoIP.
Mulher trabalhando em um sistema de atendimento telefônico.

No cenário empresarial atual, a gestão eficiente da telefonia é essencial para o sucesso financeiro das organizações. Os empresários enfrentam uma série de desafios ao lidar com os custos telefônicos, que podem representar uma parcela significativa dos gastos operacionais. De acordo com estudos da Associação Brasileira de Telecomunicações (ABR Telecom), os custos com telefonia podem chegar a representar até 4% do faturamento de uma empresa. Portanto, compreender esses desafios é fundamental para implementar estratégias eficazes de redução de custos.

Um dos principais desafios enfrentados pelas empresas na gestão da telefonia é a complexidade dos planos e contratos oferecidos pelas operadoras. Muitas vezes, os empresários se deparam com uma variedade de opções e tarifas que tornam difícil identificar a melhor escolha para suas necessidades. Além disso, as constantes mudanças no mercado de telefonia e tecnologia podem tornar ainda mais desafiadora a tarefa de manter os custos sob controle.

Outro desafio importante é garantir a qualidade do serviço enquanto se busca reduzir os custos. Os empresários precisam encontrar um equilíbrio entre economia e eficiência operacional, garantindo que as comunicações telefônicas não sejam comprometidas. Como afirmou Bill Gates, fundador da Microsoft: “O seu cliente mais insatisfeito é sua maior fonte de aprendizado”. Portanto, manter a qualidade do atendimento ao cliente é essencial para o sucesso do negócio, mesmo diante das pressões para reduzir os custos.

Além disso, a gestão eficaz do relacionamento com clientes e fornecedores também é um desafio importante na redução dos custos telefônicos. Uma comunicação clara e eficiente pode ajudar a evitar desperdícios e garantir que os recursos sejam alocados de forma inteligente. Investir em tecnologias de CRM (Customer Relationship Management) pode facilitar esse processo, permitindo que as empresas acompanhem as interações com os clientes e identifiquem oportunidades de otimização.

Portanto, para superar os desafios da telefonia empresarial e reduzir os custos de forma eficaz, os empresários precisam adotar uma abordagem estratégica e orientada para resultados. Ao compreender a complexidade do ambiente de telefonia, manter o foco na qualidade do serviço e investir em ferramentas de gestão de relacionamento, as empresas podem maximizar a eficiência operacional e alcançar uma vantagem competitiva no mercado.

Agora que introduzimos o assunto, vamos para o que interessa! Como economizar com a telefonia em uma empresa?

Para isso, iremos citar algumas formas para você aplicar ao seu empreendimento:

Alinhamento de cultura

Se a sua empresa realiza muitas ligações, seja como campanhas de venda ou para o suporte, você deve alinhar internamente as expectativas com relação ao trabalho. Estabeleça limites de atendimento entre a sua equipe. Caso for necessário, defina um script para as chamadas: isso vai facilitar o trabalho de cada colaborador, além de padronizar o atendimento geral da empresa. 

Algumas empresas criam políticas de uso responsável para esse tipo de serviço. Sobretudo, definem o que pode ser feito e o que é proibido. Você pode pensar em limitar o uso por tempo: por remetente (não sendo permitido realizar ligações com teor pessoal), ou por número de ligações.

Existem, também, algumas estratégias que podem te ajudar a economizar, como:

  • Limitar o acesso ao telefone empresarial para chamadas internacionais apenas a alguns agentes específicos;
  • Realizar o bloqueio do uso da linha em horários que a tarifa é maior

Verificar contratos e planos

Pessoa segurando porquinho de economias, representando uma economia em telefonia.
Mulher trabalhando em um sistema de atendimento segurando um equipamento de áudio para utilização em VoIP.

A telefonia é uma área muito dinâmica e complexa, de difícil entendimento dos pormenores. Portanto, os planos e contratos devem ser analisados minuciosamente e por alguém que entenda do funcionamento das cobranças telefônicas.

Existe uma infinita gama de serviços e recursos por operadora que podem ser analisados. Em suma, as especificações técnicas dos recursos a serem contratados devem estar de acordo com o que a operação realmente precisa para atuar, sem haver falta de pacotes ou algo do tipo.

É sempre importante considerar quais os custos para chamadas locais ou interurbanas! Logo, fique de olho nas tarifas, você não quer ser cobrado por algo que não irá utilizar.

Escolha um plano que atenda melhor à sua estratégia. De certa forma, normalmente você ficará na indecisão entre duas empresas. A empresa A possui descontos maiores em ligações locais e um preço mais atraente; porém, a empresa B possui descontos bem interessantes em ligações interurbanas. Se você faz muitas ligações para outras cidades, talvez seja mais justo escolher a opção B, por exemplo.

No corporativo, é possível, ainda, negociar com as operadoras para conseguir um desconto interessante no serviço. Por isso é de suma importância pesquisar em diferentes operadoras, para ter certeza de que irá contratar o melhor custo/benefício.

Monitoramento de chamadas

Para garantir que o uso da telefonia esteja sendo feito da melhor forma, a melhor estratégia é implementar um serviço de gestão neste âmbito. Assim, o gestor pode verificar diversos indicativos a partir de gravações, gráficos e dashboards. 

Com isso, você consegue analisar se os operadores estão utilizando a telefonia em demasia, para outras tarefas que não são do trabalho. Consegue, da mesma forma, verificar se o tempo de atendimento médio está muito maior do que o comum; compara o tempo de atendimento entre os operadores; premia os colaboradores que tiveram maior número de chamadas com êxito/conversão.

Nós temos essa solução, com muito mais funcionalidades, prontinha para você! 

  • Ligações gratuitas entre ramais internos
  • Minimização de custos de manutenção
  • Ligações gravadas
  • Gráficos e dashboards (tempo de fila, tempo total de chamadas por agente, etc)

Conheça nossos planos aqui e entre em contato com um de nossos atendentes. Sua telefonia nunca mais será a mesma!

Auditoria e análise detalhada de cobranças

É de extrema importância analisar cada tarifa e verificar se estão sendo cobradas conforme o uso. Além de verificar as cobranças, é interessante entender todas as tarifas, para saber se a operadora está cobrando por serviços que você não utiliza.

Para maximizar a eficiência e reduzir os custos telefônicos, é fundamental implementar um sistema de monitoramento e avaliação constante das despesas e dos padrões de utilização. Através da realização de auditorias periódicas e análises detalhadas de cobranças, as empresas podem identificar oportunidades de economia e otimização dos recursos.

Além da redução de custos diretos, o monitoramento constante também pode contribuir para melhorar a eficiência operacional e a qualidade do serviço. Ao identificar áreas de desperdício e oportunidades de otimização, as empresas podem ajustar seus processos e políticas internas para garantir um uso mais eficiente dos recursos de telefonia.

Por exemplo, ao analisar os relatórios de chamadas, as empresas podem identificar quais departamentos ou funcionários estão realizando um número excessivo de chamadas de longa duração ou internacionais, o que pode indicar a necessidade de um treinamento adicional ou a revisão das políticas de uso dos telefones corporativos.

Portanto, ao implementar um sistema de monitoramento e avaliação constante das despesas telefônicas, as empresas podem maximizar os resultados e garantir que estão obtendo o máximo retorno sobre seus investimentos em comunicação.

Se atualize constantemente

A análise desse recurso deve ser feita recorrentemente. Portanto, acompanhe sempre o mercado e verifique se as tarifas estão sendo alteradas constantemente. Caso veja um aumento significativo em alguma tarifa, talvez seja interessante pesquisar outros planos.

Além disso, tenha uma rotina de verificar se o serviço da operadora está sendo prestado da melhor forma. Colete feedbacks da sua equipe interna  e realize levantamentos de erros constatados no uso. Não basta olhar apenas para o custo, visto que, hoje em dia, o mercado também preza muito pela qualidade. Portanto, os serviços que foram contratados devem estar sendo utilizados e com um ótimo funcionamento. Caso contrário, esse fator vira um desperdício na sua operação!

Ademais, antes de tentar definir qual plano ou tecnologia utilizar, a empresa deve ter conhecimento se deve dedicar esforços na melhoria desse setor, ou se o foco deve estar em outro lugar. Para isso, saber onde seus leads/clientes estão é essencial. Depois, entender qual a melhor forma de chegar até eles. Assim, a organização consegue definir se deve melhorar ou não a estratégia telefônica. 

 De forma geral, a gestão eficiente dos custos telefônicos é crucial para empresas que lidam com volumes substanciais de chamadas. Portanto, estratégias como o alinhamento de cultura interna, a revisão de contratos e planos, mudanças de tecnologia e a constante atualização são fundamentais para otimizar os gastos e garantir a eficácia operacional.

Assim, ao adotar práticas inteligentes e tecnologias inovadoras, como o VoIP, as organizações não apenas reduzem despesas, mas também conquistam independência e flexibilidade em suas operações telefônicas, contribuindo para um ambiente mais eficiente e competitivo.

Implementando Soluções VoIP para Reduzir Custos

Homem usando fone de ouvido para falar por VOIP com seus clientes no escritório.
Homem conversando com cliente utilizando a Telefonia VoIP.

O VoIP é a evolução da telefonia no que tange à qualidade, segurança de dados e redução de custos! Conforme falado em nosso blog, é possível reduzir de 40% a 90% em custos de telefonia, adaptando-se do analógico para o digital. Essa economia significativa pode ter um impacto substancial no resultado final das empresas, permitindo que direcionem recursos financeiros para outras áreas prioritárias do negócio.

Certamente, o VoIP será mais econômico para chamadas à longa distância, além de apresentar soluções em nuvem para o seu negócio. O VoIP não apenas proporciona economia, mas também confere independência e flexibilidade à sua operação, representando uma solução abrangente para suas necessidades de comunicação.

A telefonia VoIP (Voice over Internet Protocol) tem se destacado como uma alternativa eficiente para reduzir custos telefônicos enquanto mantém a qualidade das comunicações empresariais. Ao migrar para o VoIP, as empresas podem desfrutar de tarifas mais baixas em chamadas de longa distância e internacionais, contribuindo significativamente para a redução dos gastos operacionais.

Além das economias diretas em chamadas, o VoIP oferece uma série de recursos adicionais que podem otimizar ainda mais a gestão de relacionamento com clientes e fornecedores. Por exemplo, sistemas de VoIP geralmente incluem funcionalidades avançadas de telefonia, como redirecionamento de chamadas, correio de voz, videoconferência e URA de atendimento automático, que podem melhorar a eficiência das comunicações empresariais e fortalecer os laços comerciais.

Além disso, o VoIP oferece flexibilidade e escalabilidade, o que o torna uma opção atraente para empresas de todos os tamanhos. Com sistemas VoIP baseados em nuvem, as empresas podem expandir ou reduzir sua capacidade de comunicação conforme necessário, sem os custos associados à infraestrutura física tradicional.

Com os benefícios tangíveis e intangíveis oferecidos pelo VoIP, essa tecnologia representa uma oportunidade significativa para as empresas alcançarem uma vantagem competitiva no mercado atual.

Conclusão

Implementar estratégias eficazes para reduzir os custos telefônicos é crucial para a saúde financeira de qualquer empresa. Este artigo explorou diversas maneiras de otimizar os gastos com telefonia, desde a escolha de planos mais vantajosos até a adoção de tecnologias como o VoIP.

Ao alinhar a cultura interna da empresa, verificar contratos e planos, monitorar chamadas e realizar auditorias detalhadas de cobranças, os empresários podem identificar oportunidades de economia e otimização dos recursos de telefonia. Essas práticas não apenas reduzem os custos diretos, mas também contribuem para a melhoria da eficiência operacional e da qualidade do serviço.

A implementação de soluções VoIP representa uma evolução significativa na gestão de telefonia, oferecendo não apenas economia de custos, mas também uma série de recursos adicionais que podem otimizar a comunicação empresarial. Com funcionalidades avançadas como redirecionamento de chamadas, correio de voz e videoconferência, o VoIP não apenas reduz os gastos operacionais, mas também fortalece os laços comerciais e melhora a eficiência das comunicações.

Portanto, ao adotar uma abordagem estratégica e orientada para resultados na gestão dos custos telefônicos, as empresas podem maximizar a eficiência financeira e alcançar uma vantagem competitiva no mercado atual. Com práticas inteligentes, tecnologias inovadoras e um foco contínuo na qualidade do serviço, as empresas podem transformar positivamente sua gestão telefônica e potencializar o sucesso de seus negócios.

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