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Como reduzir custos telefônicos na sua operação

Na imagem, a foto de um aparelho PABX, representando a telefonia VoIP. Como escrito temos: "Conecte-se à Eficiência, Desconecte os Custos! Transformando a Comunicação Empresarial em Economia Real.". Em suma, queremos trazer como realizar a redução de custos telefônicos na sua operação.

6 dicas para economizar com a telefonia na sua empresa

Descubra estratégias eficientes para reduzir definitivamente os custos telefônicos em sua empresa! Neste artigo, exploraremos maneiras de otimizar seus gastos, seja por meio da escolha de um plano mais vantajoso, pela transição para a tecnologia VoIP, através de auditorias especializadas ou ajustes nas estratégias de atendimento. Em suma, esteja pronto para transformar positivamente sua gestão telefônica e potencializar a eficiência financeira do seu negócio.

  1. Alinhamento de Cultura
  2. Verificar contratos e planos
  3. Monitoramento de chamadas
  4. Auditoria e análise detalhada de cobranças
  5. Considere o uso da telefonia VoIP
  6. Se atualize constantemente

Antecipadamente, a gestão de custos telefônicos é muito importante para empresas que possuem uma grande carga de chamadas. Sejam elas devido à necessidade da empresa oferecer muito suporte, ou realizar muitas campanhas de vendas. Assim, caso a telefonia seja um ativo muito utilizado em uma organização, devem ser definidas formas de economizar os gastos em chamadas. Isso, de fato, irá influenciar de forma significativa na redução de custos desta empresa.

Agora que introduzimos o assunto, vamos para o que interessa! Como economizar com a telefonia em uma empresa?

Para isso, iremos citar algumas formas para você aplicar ao seu empreendimento:

Alinhamento de cultura

Se a sua empresa realiza muitas ligações, seja como campanhas de venda ou para o suporte, você deve alinhar internamente as expectativas com relação ao trabalho. Estabeleça limites de atendimento entre a sua equipe. Caso for necessário, defina um script para as chamadas: isso vai facilitar o trabalho de cada colaborador, além de padronizar o atendimento geral da empresa. 

Algumas empresas criam políticas de uso responsável para esse tipo de serviço. Sobretudo, definem o que pode ser feito e o que é proibido. Você pode pensar em limitar o uso por tempo: por remetente (não sendo permitido realizar ligações com teor pessoal), ou por número de ligações.

Existem, também, algumas estratégias que podem te ajudar a economizar, como:

  • Limitar o acesso ao telefone empresarial para chamadas internacionais apenas a alguns agentes específicos;
  • Realizar o bloqueio do uso da linha em horários que a tarifa é maior

Verificar contratos e planos

A telefonia é uma área muito dinâmica e complexa, de difícil entendimento dos pormenores. Portanto, os planos e contratos devem ser analisados minuciosamente e por alguém que entenda do funcionamento das cobranças telefônicas.

Existe uma infinita gama de serviços e recursos por operadora que podem ser analisados. Em suma, as especificações técnicas dos recursos a serem contratados devem estar de acordo com o que a operação realmente precisa para atuar, sem haver falta de pacotes ou algo do tipo.

É sempre importante considerar quais os custos para chamadas locais ou interurbanas! Logo, fique de olho nas tarifas, você não quer ser cobrado por algo que não irá utilizar.

Escolha um plano que atenda melhor à sua estratégia. De certa forma, normalmente você ficará na indecisão entre duas empresas. A empresa A possui descontos maiores em ligações locais e um preço mais atraente; porém, a empresa B possui descontos bem interessantes em ligações interurbanas. Se você faz muitas ligações para outras cidades, talvez seja mais justo escolher a opção B, por exemplo.

No corporativo, é possível, ainda, negociar com as operadoras para conseguir um desconto interessante no serviço. Por isso é de suma importância pesquisar em diferentes operadoras, para ter certeza de que irá contratar o melhor custo/benefício.

Monitoramento de chamadas

Para garantir que o uso da telefonia esteja sendo feito da melhor forma, a melhor estratégia é implementar um serviço de gestão neste âmbito. Assim, o gestor pode verificar diversos indicativos a partir de gravações, gráficos e dashboards. 

Com isso, você consegue analisar se os operadores estão utilizando a telefonia em demasia, para outras tarefas que não são do trabalho. Consegue, da mesma forma, verificar se o tempo de atendimento médio está muito maior do que o comum; compara o tempo de atendimento entre os operadores; premia os colaboradores que tiveram maior número de chamadas com êxito/conversão.

Nós temos essa solução, com muito mais funcionalidades, prontinha para você! 

  • Ligações gratuitas entre ramais internos
  • Minimização de custos de manutenção
  • Ligações gravadas
  • Gráficos e dashboards (tempo de fila, tempo total de chamadas por agente, etc)

Conheça nossos planos aqui e entre em contato com um de nossos atendentes. Sua telefonia nunca mais será a mesma!

Auditoria e análise detalhada de cobranças

É de extrema importância analisar cada tarifa e verificar se estão sendo cobradas conforme o uso. Além de verificar as cobranças, é interessante entender todas as tarifas, para saber se a operadora está cobrando por serviços que você não utiliza.

Considere o uso da telefonia VoIP

O VoIP é a evolução da telefonia no que tange à qualidade, segurança de dados e redução de custos! Conforme falado em nosso blog, é possível reduzir de 40% a 90% em custos de telefonia, adaptando-se do analógico para o digital.

Certamente, o VoIP será mais econômico para chamadas à longa distância, além de apresentar soluções em nuvem para o seu negócio. O VoIP não apenas proporciona economia, mas também confere independência e flexibilidade à sua operação, representando uma solução abrangente para suas necessidades de comunicação.

Se atualize constantemente

A análise desse recurso deve ser feita recorrentemente. Portanto, acompanhe sempre o mercado e verifique se as tarifas estão sendo alteradas constantemente. Caso veja um aumento significativo em alguma tarifa, talvez seja interessante pesquisar outros planos.

Além disso, tenha uma rotina de verificar se o serviço da operadora está sendo prestado da melhor forma. Colete feedbacks da sua equipe interna  e realize levantamentos de erros constatados no uso. Não basta olhar apenas para o custo, visto que, hoje em dia, o mercado também preza muito pela qualidade. Portanto, os serviços que foram contratados devem estar sendo utilizados e com um ótimo funcionamento. Caso contrário, esse fator vira um desperdício na sua operação!

Ademais, antes de tentar definir qual plano ou tecnologia utilizar, a empresa deve ter conhecimento se deve dedicar esforços na melhoria desse setor, ou se o foco deve estar em outro lugar. Para isso, saber onde seus leads/clientes estão é essencial. Depois, entender qual a melhor forma de chegar até eles. Assim, a organização consegue definir se deve melhorar ou não a estratégia telefônica. 

 De forma geral, a gestão eficiente dos custos telefônicos é crucial para empresas que lidam com volumes substanciais de chamadas. Portanto, estratégias como o alinhamento de cultura interna, a revisão de contratos e planos, mudanças de tecnologia e a constante atualização são fundamentais para otimizar os gastos e garantir a eficácia operacional.

Assim, ao adotar práticas inteligentes e tecnologias inovadoras, como o VoIP, as organizações não apenas reduzem despesas, mas também conquistam independência e flexibilidade em suas operações telefônicas, contribuindo para um ambiente mais eficiente e competitivo.

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