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Como a Integração CRM e VoIP Pode Melhorar sua Gestão de Telefonia

Imagem de capa do blog sobre a integração entre CRM e VoIP.

Melhore o Atendimento ao Cliente com o uso de CRM integrado à Gestão de Telefonia VoIP. Descubra como a integração entre esses tipos de software pode transformar a gestão de telefonia da sua empresa, trazendo eficiência, melhor atendimento ao cliente e redução de custos operacionais.

Sumário

Introdução

Com o avanço das tecnologias e as trocas de informações cada vez mais rápidas, as pessoas têm prezado mais pela eficiência nas operações e no atendimento. De acordo com isso, destacamos a importância da integração entre CRM e sistema VoIP para a gestão de telefonia, visando melhorar o atendimento ao cliente, tornando-o mais consistente.

A integração de sistemas de Customer Relationship Management (CRM) com plataformas de Voice over Internet Protocol (VoIP) é uma estratégia essencial para empresas que buscam aprimorar sua gestão de telefonia. Ao unir ferramentas de CRM, que armazenam e analisam informações sobre clientes, com sistemas VoIP, que permitem comunicações telefônicas via internet, as empresas podem otimizar seus processos de atendimento e proporcionar uma experiência mais satisfatória aos clientes, com dados centralizados.

Segundo dados da Grand View Research, o mercado global de CRM deve atingir US$163.16 bilhões até 2030, refletindo a crescente importância dessas ferramentas na otimização dos processos de comunicação e atendimento ao cliente. 

Essa integração permite uma gestão mais eficiente das interações com os clientes, possibilitando o acesso rápido a informações relevantes durante as chamadas telefônicas. Com a integração de CRM e sistema VoIP, os gestores de comunicações podem acompanhar o histórico de interações com os clientes, identificar suas necessidades e oferecer um atendimento mais personalizado e eficaz.

Continue a leitura desse artigo para entender o quanto essa integração pode ajudar na sua operação de atendimento, apoiando as tomadas de decisão e influenciando positivamente na satisfação dos clientes.

Como Funciona a Integração de CRM com Sistema VoIP

O que é CRM?

Mulher trabalhando pelo computador, olhando dados em dashboards de controle, integrados com o VOIP.
Mulher analisando dados em um sistema complexo de CRM. (Fonte: Freepik)

No contexto da gestão de dados e relacionamento com o cliente, o CRM desempenha um papel fundamental para o sucesso do cliente.

CRM, ou Customer Relationship Management, é uma abordagem estratégica que visa gerenciar e analisar as interações com os clientes ao longo de todo o ciclo de vida. Ele utiliza tecnologia para organizar, automatizar e sincronizar processos de vendas, marketing, atendimento ao cliente e suporte técnico.

Além de armazenar informações básicas sobre clientes, como nome e contato, o CRM na gestão de dados permite acompanhar históricos de interações, preferências, compras anteriores e feedbacks. Esses dados são essenciais para personalizar o atendimento, identificar oportunidades de vendas e resolver problemas de forma proativa. Aliado a isso, os CRMs costumam possuir os chamados funis de venda (ou marketing), que lhe permitem acompanhar toda a trajetória de sucesso do cliente, verificando lead times para fechamento, entre outras informações.

Dessa forma, investir em sistemas de CRM eficazes pode proporcionar benefícios tangíveis, como aumento das vendas, fidelização de clientes e melhoria da reputação da marca.

O que é VoIP? 

Homem deitado no sofá utilizando o sistema voip
Homem de negócios se aproveitando da flexibilidade do VoIP para trabalhar em casa. (Fonte: Freepik)

O Voice Over Internet Protocol (VoIP), abreviação para Protocolo de Voz sobre Internet, é uma tecnologia que permite realizar chamadas telefônicas utilizando a internet para a transferência de dados de voz. Basicamente, o VoIP converte sinais de áudio em pacotes de dados digitais, os quais são transmitidos pela internet para o destinatário.

Essa tecnologia surgiu em 1995, inicialmente permitindo ligações entre computadores, mas evoluiu ao longo dos anos para incluir a comunicação entre computadores e telefones convencionais. O VoIP utiliza o protocolo IP (Internet Protocol) como base para sua operação, permitindo a comunicação entre sistemas de computadores de forma concisa e segura.

No contexto empresarial, o VoIP oferece uma série de benefícios, como a redução de custos em comparação com a telefonia tradicional, facilidade na implantação e integração com outros softwares, como CRM. Além disso, proporciona maior flexibilidade, permitindo que os funcionários realizem chamadas de qualquer lugar com acesso à internet.

Para saber mais sobre essa tecnologia, acesse nosso blog clicando aqui. Agora vamos explicitar como essa integração funcionará no seu negócio.

Como a Integração Funciona 

A integração de sistemas de Customer Relationship Management (CRM) com plataformas de Voice over Internet Protocol (VoIP) é uma estratégia essencial para empresas que buscam aprimorar sua gestão de telefonia. Ao unir ferramentas de CRM, que armazenam e analisam informações sobre clientes, com sistemas VoIP, que permitem comunicações telefônicas via internet, as empresas podem otimizar seus processos de atendimento e proporcionar uma experiência mais satisfatória aos clientes.

Essa integração permite uma gestão mais eficiente das interações com os clientes, possibilitando o acesso rápido a informações relevantes durante as chamadas telefônicas. Com a integração de CRM e sistema VoIP, os gestores de comunicações podem acompanhar o histórico de interações com os clientes, identificar suas necessidades e oferecer um atendimento mais personalizado e eficaz.

Além disso, integrações desse tipo permitem que você use a telefonia por dentro da plataforma de CRM. Essa conexão permite um ganho imenso de tempo, com todas as informações pertinentes dos clientes centralizadas em um só lugar. A integração do nosso software BM Telecom com a plataforma do Piperun é um exemplo de sucesso para isso. Você é capaz de realizar ligações com apenas 3 cliques, sem a necessidade de digitar os números, trazendo mais segurança para as ligações.

Para entender melhor sobre essa e outras integrações, acesse o artigo abaixo, ou converse com um de nossos especialistas.

Banner com link para o blog sobre integração entre sistemas com o BM telecom

Continue a leitura do artigo para compreender os benefícios garantidos com a integração entre CRM e um sistema VoIP.

Benefícios da Integração de CRM com Sistema VoIP

Melhoria no Atendimento ao Cliente

A integração de CRM com sistema VoIP traz uma série de benefícios para a melhoria no atendimento ao cliente, possibilitando um atendimento mais integrado e personalizado.

Com o atendimento integrado, os agentes têm acesso a todas as informações relevantes sobre o cliente durante uma chamada telefônica, como histórico de compras, preferências e interações anteriores, permitindo uma abordagem mais eficaz e personalizada.

Além disso, a personalização do atendimento possibilitada pela integração contribui para uma experiência mais positiva para o cliente, aumentando sua fidelização e o potencial de vendas adicionais.

Portanto, para os gestores de comunicações, investir na integração de CRM com sistema VoIP é essencial para melhorar a gestão do relacionamento com o cliente e garantir um atendimento de alta qualidade, alinhado às expectativas e necessidades dos clientes.

Redução de Custos Operacionais

Moedas em cima de uma mesa, com alturas diferentes e um símbolo de cifrão.
Economize com a utilização da integração entre VoIP e CRM. (Fonte: Freepik)

A integração de CRM com sistema VoIP proporciona uma redução significativa nos custos operacionais das empresas, contribuindo para uma gestão mais eficiente do relacionamento com o cliente.

O VoIP, por si só, já permite uma redução nos custos de telefonia, em comparação com a telefonia convencional. Consequentemente, ao unificar as ferramentas de comunicação e gestão de dados, a integração permite um atendimento integrado, otimizando o tempo dos colaboradores e reduzindo custos com sistemas redundantes.

Além disso, a redução de custos proporcionada pela integração permite que as empresas invistam em outras áreas estratégicas do negócio, como marketing e inovação, contribuindo para o crescimento e o sucesso a longo prazo.

Aumento da Eficiência e Produtividade

Com a integração, os dados são centralizados em uma única plataforma, facilitando o acesso e a análise das informações pelos colaboradores durante as interações com os clientes.

Além disso, a integração permite a automação de processos, como registro de chamadas e atualização de dados, liberando tempo para que os colaboradores se concentrem em atividades de maior valor, como o atendimento ao cliente e a prospecção de novos negócios. Você pode, por exemplo, usar um discador automático para entrar em contato com seus leads. O discador fará o trabalho de ligar para os números a partir de uma listagem e o CRM será capaz de registrar todas as chamadas: você só precisa falar com os leads.

Portanto, para os gestores de comunicações, investir na integração de CRM com sistema VoIP é essencial para aumentar a eficiência e a produtividade da equipe, melhorando assim a qualidade do atendimento e fortalecendo o relacionamento com o cliente.

Melhor Tomada de Decisões 

Com o atendimento integrado e a centralização dos dados, os gestores de comunicação têm uma visão mais abrangente do relacionamento com o cliente, permitindo uma análise mais precisa e informada.

Além disso, a disponibilidade de dados atualizados e relevantes permite que os gestores identifiquem tendências, padrões de comportamento e oportunidades de negócio, facilitando a formulação de estratégias e a alocação de recursos de forma mais eficiente.

Portanto, para os gestores de comunicações, investir na integração de CRM com sistema VoIP não só melhora o atendimento integrado e a gestão do relacionamento com o cliente, mas também proporciona uma base sólida para a tomada de decisões estratégicas que impulsionam o crescimento e o sucesso da empresa.

Como essa integração pode atrair clientes?

Homem com megafone divulgando um produto para atrair clientes e usando um telefone, o que pode se relacionar com a telefonia voip.
Fonte: Freepik

Ao unificar as ferramentas de comunicação e gestão de dados, a integração permite que as empresas ofereçam um atendimento mais eficiente e eficaz, o que pode atrair novos clientes em potencial.

Ao utilizar dados centralizados e atualizados, os gestores de comunicação podem identificar leads qualificados, segmentar seu público-alvo e personalizar suas estratégias de marketing e vendas, o que aumenta ainda mais a eficácia na atração de clientes. Além disso, a partir dos dados coletados, o cross-selling e o up-selling são mais evidentes de serem feitos, com soluções que se encaixem perfeitamente para cada cliente.

Melhores Práticas para Implementar a Integração de CRM com Sistema VoIP

Escolha das Ferramentas Certas

Na implementação da integração de CRM com sistema VoIP, a escolha das ferramentas certas é essencial para garantir o sucesso do projeto e a eficiência na gestão de telefonia.

Para começar, é essencial selecionar um software de CRM robusto e flexível que atenda às necessidades específicas da empresa e permita integrações perfeitas com sistemas VoIP. Ferramentas populares como Salesforce, HubSpot, Zoho CRM e Piperun (o que recomendamos) oferecem recursos avançados de integração e gestão de relacionamento com o cliente.

Em seguida, é importante escolher softwares especializados em integração de CRM com sistema VoIP. Nesse caso iremos recomendar a plataforma BM Telecom que, além de te entregar uma telefonia VoIP de qualidade, possui gráficos e dashboards para que você tenha o controle completo da sua telefonia. Garanta uma comunicação eficiente e um atendimento integrado na sua empresa agora! Saiba como é fácil nos contratar clicando aqui.

De qualquer forma, deverão ser feitas análises para saber se as plataformas escolhidas são compatíveis umas com as outras. Com a BemMelhor é diferente pois temos API aberta, que permite a integração com qualquer outra ferramenta de CRM. Mas de antemão, nossas integrações com o Piperun e o Pipedrive já são conduzidas há bastante tempo, destacando aqui a facilidade de implementação da conexão.

Treinamento da Equipe

Treinamento de equipes para a área de atendimento. Ensino de uso do sistema de CRM integrado ao VoIP.
Fonte: Freepik

Para integrar com sucesso o CRM com um sistema VoIP, é fundamental realizar um treinamento eficaz da equipe de atendimento, visando a capacitação necessária para utilizar as novas ferramentas e maximizar a gestão de telefonia.

Durante o treinamento, os colaboradores devem ser instruídos sobre como utilizar o CRM integrado ao sistema VoIP para acessar informações relevantes dos clientes durante as chamadas, aprimorando assim a capacidade de fornecer um atendimento personalizado e eficiente.

Portanto, os gestores de comunicações devem dedicar tempo e recursos para fornecer o treinamento necessário à equipe, garantindo assim uma integração bem-sucedida do CRM com sistema VoIP e uma gestão eficaz do relacionamento com o cliente.

Monitoramento e Ajuste Contínuo

Para garantir o sucesso da integração de CRM com sistema VoIP, é essencial implementar um processo de monitoramento contínuo, visando otimizar a gestão de telefonia e melhorar constantemente o desempenho do sistema.

O monitoramento regular permite identificar possíveis falhas ou áreas de melhoria na integração, possibilitando ajustes rápidos e eficazes para garantir um funcionamento suave e eficiente.

Existem métodos que são muito importantes para se obter melhoria contínua na sua empresa. Um método que podemos destacar é o PDCA, que consiste em:

  • Planejar (plan)
  • Fazer (do)
  • Verificar (check)
  • Agir (act)

Esse método funciona como um ciclo e pode ser implementado em qualquer situação nos negócios. Ele parte da premissa de que, a partir do momento que você deseja solucionar um problema ou melhorar algum fluxo, você deve seguir os passos citados nos tópicos. Concluindo-os, certamente aparecerá um outro problema localizado em outra instância que também pode ser resolvido. Parte-se, então, para a fase de planejamento novamente, seguindo todo o processo.

Portanto, os gestores de comunicações devem dedicar recursos para o monitoramento regular da integração de CRM com sistema VoIP, garantindo assim um atendimento integrado e uma gestão eficaz do relacionamento com o cliente.

Segurança e Privacidade dos Dados

Pessoa segurando um papel cortado com formato de cadeado, representando a segurança dos dados e informações dos clientes.
Fonte: Freepik.

Na implementação da integração de CRM com sistema VoIP, é crucial garantir a segurança e a privacidade dos dados, protegendo as informações sensíveis dos clientes e da empresa durante todo o processo.

Hoje em dia, com as Leis de Proteção de Dados em vigor, julga-se necessário proteger todos os dados da empresa e dos clientes, para que não sejam expostos irregularmente. Para isso, é fundamental utilizar medidas de segurança robustas, como criptografia de ponta a ponta e autenticação de dois fatores, para proteger os dados armazenados no CRM e transmitidos pelo sistema VoIP. 

Portanto, deve ser priorizada a segurança e a privacidade dos dados ao implementar a integração de CRM com sistema VoIP, garantindo assim a confiança dos clientes e o cumprimento das regulamentações de proteção de dados.

Feedback e Melhoria Contínua

Para garantir o sucesso da integração de CRM com sistema VoIP, é essencial implementar um processo de feedback e melhoria contínua, visando aprimorar constantemente a gestão de telefonia e o atendimento ao cliente.

Por meio da coleta de feedbacks dos usuários e análise dos resultados, as empresas podem identificar oportunidades de melhoria e ajustar o sistema de acordo com as necessidades e expectativas dos clientes.

Portanto, os gestores de comunicações devem incentivar o feedback dos usuários e estabelecer um ciclo de melhoria contínua, garantindo assim uma integração eficaz do CRM com sistema VoIP e uma gestão de telefonia alinhada às necessidades do negócio.

Conclusão

A integração de CRM com sistema VoIP é uma estratégia essencial para otimizar a gestão de telefonia e melhorar o atendimento ao cliente. Ao unir essas duas ferramentas poderosas, as empresas podem centralizar dados, aprimorar a comunicação interna e externa e aumentar a eficiência operacional.

A implementação bem-sucedida dessa integração requer um planejamento cuidadoso, escolha das ferramentas certas e um compromisso com a melhoria contínua. Ao priorizar a segurança dos dados, o treinamento da equipe e o monitoramento regular, os gestores de comunicações podem garantir uma integração eficaz que impulsiona o sucesso do negócio.

Portanto, investir na integração de CRM com sistema VoIP não apenas melhora a gestão de telefonia, mas também fortalece o relacionamento com o cliente e impulsiona o crescimento da empresa. Para permanecer competitivo no mercado atual, é fundamental adotar essa abordagem inovadora e focada no cliente.

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